مدیریت زمان انرژی و تمرکز

چرا مدیریت زمان

مدیریت زمان نه برای مدیران بلکه برای همه مهم است، و باید در زندگی روزمره به‌درستی از آن استفاده کنیم. و اکثر آدم‌ها به‌اشتباه فکر می‌کنند که فقط برای شرکت‌ها و مدیران است.

مدیریت زمان

شاید بیست سال پیش خیلی مدیریت زمان به‌تنهایی روی بورس بوده و جواب عالی می‌گرفتیم مثلاً اگر قبلاً مدیریت زمان را به‌تنهایی اجرا می‌کردیم، بسیار آدم موفقی بودیم و اگر یکم خوب کار می‌کردیم بی‌نقص و پررنگ بود. ولی الآن به‌تنهایی مدیریت زمان کافی نیست. و در کنار آن باید کارهای بیشتری انجام دهیم که در ادامه کتاب به آن می‌پردازیم.

مدیریت عملکرد

بعد از مدیریت زمان بحث مدیریت عملکرد عنوان شد. و خیلی هم مهم است. کسی که مدیریت زمان و عملکرد را می‌دانست آدم موفقی در مدیرت زمان بود. مدیریت عملکرد بازدهی کار ما را بالا می‌برد حالا این کار چه سازمانی باشد چه فردی. که ما در اینجا به سازمانی کاری نداریم.

مدیریت انرژی و تمرکز

مدیریت زمان بدون انرژی و زمان شکل نمی‌گیرد، و این جدیدترین و به‌روزترین تکنیک مدیرت زمان است. که اخیراً توی دنیا متداول شده. و یک عده بدون اطلاعات کافی صحبت‌های منفی می‌کنند، ببخشید این‌طوری میگم، گند می‌زنند به آن‌که اگر من هم اطلاعات نداشتم طرف مدیریت زمان پیش نمی‌آمدم. چون این‌ها دقیقاً همان کسانی هستند که خودشان نمی‌دانند که تمرکز چی است اصلاً. و اکثر ما مدیران بدیهیات مدیریت زمان را نمی‌دانیم. یا اگر می‌دانیم اجرا نمی‌کنیم که این‌ها هر دو نا خطرناک هستند.

قدم‌های مدیریت انرژی و تمرکز

پس ما تا اینجا به توضیح هرکدام به‌طور خلاصه پرداختیم که اصلاً چی هست مدیریت زمان و باهم چون مهم هستند

مرور می‌کنیم:

قدم اول مدیریت زمان قدم دوم مدیریت عملکرد و قدم سوم تمرکز.

چقدر پیش‌آمده موقع کتاب خواندن، یه جا بند نیامدیم؟ یا چند نفر همین الآن می‌توانند خاموش کنند یا اگر نمی‌توانند سایلنت کنند، و تا آخر مطالعه این بخش از کتاب به گوشی نگاه نکند و مدیریت کنند؟

حتماً بعضی‌ها نمی‌توانند گوشی خود را سایلنت یا خاموش کنند، چرا؟ بعضی‌ها دل‌شوره دارند، و این دل‌شوره می‌تواند یک مریضی باشد که یک نفر موبایل را از ما بگیرند اضطراب می‌گیریم، و این خیلی بد است.

من پیشنهادی دارم: اگر واقعاً ضروری نیست به‌عنوان تمرین این کار را همین الآن انجام دهید. و مرسی از شما که همین الآن تصمیم گرفتید که موبایل خود را خاموش یا سایلنت کنید.

یکی از سخت‌ترین تمرین‌های تمرکز این است اگر می‌توانید، تا آخر ساعت مطالعه، این فصل از کتاب حتی به صفحه گوشی نگاه هم نکنید. حتی موقع ساعت استراحت که به خودتان می‌دهید. خیلی سخته برای کسانی که همه‌جوره از موبایل استفاده می‌کردند. شاید هم یکی اعتراض کند بگوید که مگه مدیران هم می‌توانند گوشی خود را خاموش یا سایلنت کند؟ اتفاقاً این کار برای شما بیشتر باید موردتوجه قرار بگیرد که بعد که توانستید این کار را عادی کنید متوجه می‌شوید که چقدر دیر به این موضوع مهم توجه کردید. پس قرار شد و قول دادید که به صفحه گوشی خود نگاه هم نکنید. می‌دانید لذت این کار کجاست؟ وقتی است که عادت کردید که این کار را انجام دهید. چون بعدازآن ذهن خودش یاد می‌گیرد که دیگر الآن گوشی مسئله زندگی من نیست. مثل همین الآن که در حال خواندن کتاب هستید ناخودآگاه می‌گوید که کتاب نخوان و سراغ یک کار دیگر بروید. و ناخودآگاه به صفحه گوشی نگاه می‌کنید، و یک کار دیگر را انجام می‌دهید. می‌دانید در روز ما چقدر به صفحه گوشی خود نگاه می‌کنیم؟ با نصب یک سری نرم‌افزارها موبایل می‌توانید این را مشاهده کنید. و جالب است به‌طور میانگین آمارگرفته‌اند کسانی که فقط اکانت یا یوزر اینستاگرام دارند 100 بار در روز چک می‌کنند.

24 ساعت وقت

مسئله این است که همه‌ی ما 24 ساعت وقت داریم بعضی از این 24 ساعت سهم بیشتری برای کارهای مهم دارند. و آدم‌های حرفه‌ای‌تر از این سهم، استفاده مفیدتری هم می‌کنند. (بعضی‌ها سهم بیشتر+ بازدهی مفیدتر دارند). و ما باید، طوری برنامه‌ریزی کنیم که این اتفاق رخ دهد.

مثال: همه ما یک ساعت کتاب می‌خوانیم، ولی بعضی‌ها 40 صفحه می‌خوانند، متوجه می‌شوند و قشنگ حلاجی می‌کنند. یکی 10 صفحه فقط ورق زده در یک ساعت و هیچی متوجه نشده، و هیچ اتفاقی رخ نداده. و ما می‌خواهیم که این اتفاق رخ بده در کمترین زمان با بازدهی بالاتر.

وقت نداریم

همه اعتقادداریم وقت نداریم. یعنی بیکارترین آدم را هم ببینید می‌گویند وقت ندارم. یک نمونه آن‌یکی از دوستان من که همیشه روزی 2 بار به هم زنگ می‌زد که بیا باهم بریم قدم بزنیم حوصلم سر رفته. یک جمعه بعدازظهر بهش زنگ زدم که محمد یک سمینار بعدازظهر است، بیا باهم برویم یه حال و هوا هم عوض می‌کنیم. قشنگ بهونه آورد و به اصلاح پیچوند من را. که وقت ندارم سرم شلوغه.

آیا میدانید مشکل کجاست؟ اینکه ما نمی‌توانیم اولویت‌بندی کنیم. وگرنه همه ما وقت داریم. گاندی هم همان 24 ساعت ما را داشت. این دوست منم همین 24 ساعت، و وقتی‌که ما و بقیه افراد داشته‌اند. فقط مشکل ما این است، که خودمان را گول می‌زنیم با واژه‌ی وقت ندارم سرم شلوغه.

یک برهه‌هایی واقعاً پیش می‌یاد که سرمون شلوغه که من فاکتور می‌گیرم از این وقت‌ها. ولی اگر ما همیشه وقت کم می‌آوریم، و می‌گوییم که وقت نداریم، سرم شلوغه و از این قبیل بهانه‌ها، یعنی مشکل‌داریم در مدیریت زمان. و آن جایگاه را هنوز پیدا نکرده‌ایم. وگرنه اگر درست با مدیریت زمان آشنا شویم، امکان ندارد که دیگر بگوییم وقت نداریم. سرم شلوغه.

ارزش وقت

دومین نکته‌ای این است که باید ارزش وقت خودمان را بدانیم. یعنی دقیقاً باید بدانید که ارزش یک ساعت شما چقدر است؟ مثلاً به‌عنوان یک مدیر یک ساعت مشاوره شما چقدر است؟ به‌طور مثال ساعت مشاوره شما شاید ساعتی یک‌میلیون تومان باشد در جایگاه یک مدیر. پس یک ساعت شما یک‌میلیون تومان ارزش دارد. و اگر کسی به شما می‌گوید شام باهم برویم بیرون چقدر سود می‌کند طرف شما؟ یک‌میلیون منهای پول شام.

پس متوجه شدیم، چقدر ما به‌اشتباه که درک نمی‌کردیم به کارهای غیرضروری رسیدگی می‌کردیم. و الآن که ارزش وقت را درک کردیم، به‌شدت می‌توانیم برای وقت مرده خودمان برنامه‌ریزی کنیم.

مثلاً جلسات بیخود و بی‌حاصل چند نفر از ما مجبور است که برویم؟ واقعاً چه‌کاری انجام می‌دهیم در آن جلسات؟ اطمینان می‌دهم به شما که یا دارید تلگرام چک می‌کنید، و یا پیامک و جوک می‌خوانید. که این‌یک کار اشتباه است. چون می‌توانید در این‌جور جلسات کتاب بخوانید. حتماً می‌گویید این کار بی‌ادبی است. عجب! تلگرام چک کردن و پیامک خواندن بی‌ادبی نیست، کتاب خواندن بی‌ادبی است!

یک‌زمانی می‌رسد که دیگر نمی‌توانید زیاد با گوشی صحبت کنید، چون وقت این کار را دیگر ندارید. و توی یک بازه‌ی زمانی خاص، همه کارهای تماس را انجام می‌دهید با وقت خاص. و ارزش یک ساعت خود را می‌دانید.

مثلاً درآمد بیل گیتس طوری است که اگر یک‌صد دلاری از جیب بیل گیتس به زمین بیفتد، زمانی که خم شود و این پول را بردارد نمی‌ارزه. ببینید چقدر وقت ارزش دارد! حالا ما ده هزار تومان از بقالی یک شهر در فلان جا می‌خواهیم این‌قدر خودمان را به آب و آتیش می‌زنیم و وقت خودمان را تلف می‌کنیم تا این پول را نقد کنیم. و خوب این مدیریت زمان است که مشکل دارد.

انضباط شخصی (دیسیپلین)

تعریف

یعنی انجام کار درست در زمان درست. نه کاری که می‌خواهیم در زمانی که می‌خواهیم.

مثلاً انضباط شخصی این است که جلسات مشخص بگذاریم. برای کارمند خود کلاس توجیهی در هر هفته. به‌طور مشخص هر هفته یک کتاب بخوانیم، و اطلاعاتم را هرماه به‌روز کنم. این می‌شود یک انضباط شخصی.

حالا کاری که می‌خواهیم انجام دهیم این می‌شود: جلسات که همان سالی یک‌بار با کارمند کافیه، کتاب که الآن حسش نیست، و اطلاعات هم ان‌شاءالله ماه بعدی اگر وقت داشتم به‌روز می‌کنم. ببینید کار را دارم انجام می‌دهیم، ولی کار نادرست در زمان نادرست.

و نکته مهم این است که هیچ‌وقت اوضاع از این بهتر نمی‌شود. اینکه بگویید الآن درگیر یک پروژه هستم آقای پاک‌نژاد، ان‌شاءالله این تمام شود شروع می‌کنم. و شغل و کار ما ایجاب می‌کند، که هیچ موقع بهتر نمی‌شود. چون این پروژه تمام شود یک پروژه دیگر به ما واگذار خواهد شد و بزرگ‌تر. و دوباره سرخانه اول خودمان می‌مانیم و درجا می‌زنیم. پس چون مهم است این نکته را دوباره مرور می‌کنیم: هیچ‌وقت اوضاع بهتر نمی‌شود، و ما باید تغیر کنیم. و همیشه باید یادمان باشد وقت کافی برای انجام همه‌ی کارها وجود ندارد، اما همیشه وقت کافی برای انجام کارهای مهم وجود دارد. پس اگر یک موقع کسی به شما بگوید که نرسیدم این کار را انجام بدهم یعنی اینکه اولویت‌بندی طرف شما مشکل دارد.

راه‌های مدیریت زمان

در این قسمت می‌خواهم کتاب برایان تریسی را به شما معرفی کنم اسم این کتاب که احتمالاً همه شما هم شنیده‌اید قورباغه را قورت بده است که به مهم‌ترین قسمت این کتاب می‌پردازیم

1 اول هدف‌گذاری کنید.

2 مهلت انجام کار بگذارید

3 لیست کارها را بنویسیم

4 اولویت‌بندی کنیم

5 از اولویت سخت و مهم شروع کنیم

در مورد هدف‌گذاری توضیحی نمی‌دهم چون اگر هدف نداشتیم قطعاً این کتاب را شروع نمی‌کردیم به خواندن

در قسمت دوم آقای برایان تریسی گفته مهلت انجام کار بگذارید، یعنی اینکه برای هر کاری که انجام می‌دهید یک مهلتی را برای آن مشخص کنید. مثلاً اگر تصمیم گرفته‌اید که کتاب بنویسید، ولی تا الآن موفق نشده‌اید که شروع کنید، برای این کار اول مهلت انجام کار بگذارید. که مکتوب و واضح باشد، و یک‌زمان شروع و یک‌زمان پایان بگذارید.

در قسمت سوم لیست تمام‌کارهای روزمره خودتان را بنویسید، که امروز چه‌کارهایی می‌خواهید انجام دهید.

در قسمت اولویت‌بندی باید کدام کار را اول شروع کنیم؟ ما معمولاً کدام کار را انجام می‌دهیم؟ حتماً اکثراً می‌گویید کاری که آسان‌تر است. ولی ما کاری که دوست داریم انجام می‌دهیم به آسان و سخت بودن ربطی ندارد.

مثلاً یکی دوست داره کتاب بخواند، و عاشق کتاب خواندن است، یکی هم عاشق اینستاگرام و پست گذاشتن. ولی درستش این است، کاری که مهمتره باید اول انجام دهیم، نه آسان و نه سخت. و این کتاب قورباغه را قورت بده بدجوری تو ذهن ما جاافتاده همه فکر می‌کنند که کار سخته را باید انجام دهیم. ولی کار مهمتره اول باید انجام شود. و چون کار مهم، سخت هم است، از اولویت بالایی برخوردار است. و این کار را کسی انجام نمی‌دهد. پس سخت است که کسی انجام نمی‌دهد.